Kostenloser E-Mail-Signaturgenerator: HTML-Signaturen für Gmail, Outlook und Apple Mail

Wählen Sie aus 11 E-Mail-Signaturvorlagen

Bei jeder Vorlage handelt es sich um ein anderes Layout und nicht um eine Umfärbung. „Modern“ platziert Ihr Foto mit einer Trennlinie auf der linken Seite, „Classic“ verwendet eine Akzentregel, „Compact“ quetscht alles in ein paar Zeilen für schnelle Antworten, „Corporate“ führt mit dem Firmenlogo, „Creative“ verwendet eine getönte Karte, „Minimal“ besteht aus zwei klaren Textzeilen, „Zentriert“ passt zu Layouts im Badge-Stil, „Fett“ fügt einen farbigen Namensband hinzu, „Split“ verschiebt das Foto nach rechts, „Sidebar“ verwendet ein einfarbiges Feld und „Zwei Spalten“ trennen Identität von Kontaktdaten. Die Galerie rendert jede Vorlage mit Ihren eigenen Details, sodass Sie echte Ergebnisse statt Standard-Screenshots vergleichen können.

Fotos, Logos und Banner, die tatsächlich angezeigt werden

Sie können ein Foto, ein Logo oder ein Werbebanner hochladen oder einen Link einfügen. Hochgeladene Bilder werden in Ihrem Browser zugeschnitten oder in der Größe geändert und in die Signatur eingebettet, was in Outlook und Apple Mail gut funktioniert. Gmail zeigt jedoch keine eingebetteten Bilder in Signaturen an. Hosten Sie das Bild daher bei Gmail unter einem öffentlichen https-Link (Ihrer Website, einem CDN oder einem Bildhost) und fügen Sie stattdessen diese URL ein. Der Gesundheitscheck informiert Sie, wenn ein Bild eingebettet ist oder unsicheres HTTP verwendet. Wenn Sie kein Foto haben, schalten Sie das Initialen-Abzeichen ein und die Signatur zeigt Ihre Initialen in Ihrer Markenfarbe. Laden Sie Bilder mit etwa der doppelten Anzeigegröße hoch, damit sie auf hochauflösenden Bildschirmen scharf bleiben.

Komprimieren Sie Bilder für ein schnelleres Laden

Soziale Links nach Handle, im gewünschten Stil

Fügen Sie LinkedIn, X, Instagram, Facebook, YouTube, GitHub, WhatsApp, TikTok, Telegram, Behance, Dribbble, Medium, Pinterest, Threads oder einen benutzerdefinierten Link hinzu. Geben Sie einen Handle wie „@IhrName“ ein und die richtige Profil-URL wird für Sie erstellt. Eine WhatsApp-Nummer wird zu einem wa.me-Chat-Link. Zeigen Sie sie als quadratische, runde oder runde Abzeichen, als beschriftete Pillen oder als reine Textlinks, in der Markenfarbe des jeweiligen Netzwerks, Ihrer eigenen Markenfarbe oder einem neutralen Dunkelton. Da die Abzeichen kurzen Text anstelle von Bildsymbolen verwenden, werden sie nie blockiert oder verwandeln sich in kaputte Bilder, was der häufigste Grund dafür ist, dass Signatursymbole in den Posteingängen der Empfänger verschwinden.

Fügen Sie eine Call-to-Action-Schaltfläche und einen rechtlichen Haftungsausschluss hinzu

Auf jeder von Ihnen gesendeten E-Mail wird eine Signatur angezeigt, die sie zu einem nützlichen Ort für eine klare Aktion macht: einen Anruf buchen, Ihr Portfolio ansehen, eine Broschüre herunterladen. Fügen Sie eine Schaltflächenbeschriftung und einen Link hinzu und wählen Sie einen durchgehenden, umrissenen oder einfachen Linkstil. Die Textfarbe der Schaltfläche wird automatisch ausgewählt, um einen lesbaren Kontrast zu Ihrer Markenfarbe zu schaffen. Beginnen Sie bei juristischen Texten mit einer Vertraulichkeits-, DSGVO-, Umwelt- oder virenfreien Voreinstellung und bearbeiten Sie sie. Halten Sie sich dann kurz, da lange Haftungsausschlüsse selten gelesen werden und die Signatur die Größenbeschränkung von Gmail überschreitet.

Überprüfen Sie den Zustand Ihrer Unterschrift vor dem Einfügen

Das Gesundheitspanel bewertet Ihre Unterschrift mit 100 Punkten und listet auf, was behoben werden muss. Es markiert ungültige E-Mail-Adressen und kurze Telefonnummern, Text- und Markenfarben mit zu geringem Kontrast auf weißen, eingebetteten oder HTTP-Bildern, ein Banner ohne Link, eine Schaltfläche ohne URL und zu viele soziale Links. Außerdem werden die HTML-Zeichen auf die Gmail-Signaturbeschränkung von 10.000 Zeichen angerechnet, was die übliche Ursache dafür ist, dass eine Signatur nicht gespeichert werden kann oder ihre Formatierung verliert.

Team- und Massensignaturen aus einer Tabelle

Die Einführung von Signaturen für ein ganzes Unternehmen bedeutet in der Regel, dass für jede Person eine Vorlage von Hand kopiert wird. Der Teammodus beseitigt dies. Fügen Sie eine Tabelle mit einer Kopfzeile ein (Name, Titel, Abteilung, E-Mail, Telefon, Mobil und alle sozialen Spalten) und jede Person erhält eine Signatur, die Ihre Vorlage, Farben, Logo, Banner und Haftungsausschluss übernimmt. Kopieren Sie jede einzelne Datei, laden Sie sie einzeln herunter, laden Sie sie alle in einer einzigen HTML-Datei herunter oder exportieren Sie eine CSV-Datei, die eine vorgefertigte HTML-Spalte für den Import in eine Admin-Konsole oder einen Serienbrief enthält.

So fügen Sie Ihre Signatur zu Gmail, Outlook und Apple Mail hinzu

Klicken Sie auf Signatur kopieren und öffnen Sie dann Ihre E-Mail-Einstellungen. Gehen Sie in Gmail zu Einstellungen, Alle Einstellungen anzeigen, Allgemein, dann Signatur, erstellen Sie eine neue Signatur und fügen Sie sie ein. Öffnen Sie in Outlook für Windows „Datei“, „Optionen“, „Mail“, „Signaturen“, dann „Neu“ und fügen Sie es ein. Öffnen Sie in Outlook im Web „Einstellungen“, „Konten“, „Signaturen“. Öffnen Sie in Apple Mail „Einstellungen“ > „Signaturen“, fügen Sie eine hinzu, deaktivieren Sie „Immer mit meiner Standardschriftart für Nachrichten übereinstimmen“ und fügen Sie sie ein. Auf der Registerkarte „Installationsanleitungen“ werden die genauen Schritte für jeden Client sowie für Thunderbird-, Yahoo- und mobile Apps aufgeführt. Wenn die Formatierung nach dem Einfügen falsch aussieht, fügen Sie sie erneut ein oder verwenden Sie „HTML kopieren“ in Apps, die HTML-Quellen akzeptieren.

Best Practices für E-Mail-Signaturen

Fassen Sie sich kurz: Name, Rolle, Unternehmen und ein oder zwei Möglichkeiten, Sie zu erreichen. Verwenden Sie eine Schriftart und zwei oder drei Farben und bleiben Sie bei websicheren Schriftarten wie Arial, Georgia oder Verdana, da benutzerdefinierte Schriftarten auf den Computern der meisten Empfänger auf die Standardeinstellungen zurückgreifen. Beschränken Sie soziale Links auf die Netzwerke, die Sie tatsächlich beruflich nutzen, halten Sie die gesamte Signatur schmaler als etwa 500 Pixel, damit sie auf Mobiltelefone passt, und vermeiden Sie große Bilder. Überspringen Sie inspirierende Zitate und lange Rechtstexte, sofern dies nicht erforderlich ist. Überprüfen Sie die Signatur auf der mobilen Breite in der Vorschau und führen Sie die Integritätsprüfung erneut durch, wenn Sie das Logo, Banner oder den Haftungsausschluss ändern.

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Datenschutz: Ihre Daten bleiben auf Ihrem Gerät

Die Signatur wird vollständig in Ihrem Browser generiert. Ihr Name, Ihre Telefonnummer, E-Mail, Fotos und Links werden niemals an einen Server gesendet. Ihre Arbeit wird im lokalen Speicher Ihres Browsers gespeichert, sodass Sie darauf zurückgreifen können. Sie können mehrere Signaturen speichern, eine für einen Kollegen duplizieren und sie als JSON-Dateien exportieren oder importieren. Löschen Sie Ihre Browserdaten, um alles zu entfernen.